что делать если контрагент не предоставляет закрывающие документы

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.

Договариваться или требовать?

Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.

Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.

Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.

На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.

В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.

Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру?
Посмотреть ответ

С позиции поставщика

Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:

Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.

В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.

Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.

Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.

Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.

Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены?
Посмотреть ответ

С позиции покупателя

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Еще несколько полезных советов

Кто отвечает за документы

Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.

Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.

Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.

Подводя итоги

Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.

Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.

Источник

Нет первички: какие последствия

2e03ddf435516cae9ce3df7f197705e0 compressed v1

Наибольшие дискуссии вызывают, как правило, вопросы гражданско-правовых последствий отсутствия первичных учетных документов. Чем же чревато в гражданско-правовой плоскости отсутствие у организации либо непредоставление контрагенту первичного учетного документа?

П. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» определяет, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Эта же норма гласит: «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок».

При этом под фактом хозяйственной жизни следует понимать сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», именуемая «Первичные учетные документы» и целиком посвященная этому вопросу, также определяет обязательные реквизиты первичного учетного документа, время его составления, а также порядок определения его формы.

Последствия отсутствия необходимых первичных учетных документов ведет к возможности возникновения следующих последствий:

Рассмотрим подробнее гражданско-правовые последствия.

В определенных случаях (при взыскании задолженности по договорам подрядного типа, например) на помощь могут прийти и другие доказательства (например, проведение экспертизы по определению факта и качества выполнения работ). В других взаимоотношениях подтвердить возникновение задолженности зачастую становится невозможным (например, по договору поставки индивидуально-неопределенных вещей).

4. Отсутствие у вас первичных документов (противоречие их другим документам) может повлечь сомнение в реальности соответствующих отношений (произведенной поставки, оказанных услуг и т.п.), признание соответствующей сделки мнимой или притворной (например, Постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015). Указанное в свою очередь может привести к крайне негативным налоговым последствиям.

Отдельно хочется остановиться и на возможных последствиях отсутствия «правильной реакции» на предоставленные контрагентом документы, а именно мотивированного отказа от подписания, например, акта выполненных работ или акта оказанных услуг. Достаточно популярным сейчас является включение в договоры (особенно актуально это для договоров подрядного типа) условия о том, что непредоставление в течение определенного срока с момента предоставления акта мотивированного отказа от принятия работ/оказания услуг, означает, что работы выполнены (вариант: услуги оказаны), а акт считается подписанным. Мы, разумеется, рекомендуем включение такой формулировки в договор, если вы исполнитель, и не рекомендуем, если вы заказчик.

Однако вне зависимости от вашей роли в договоре следует всегда учитывать в работе, что такие формулировки действительно «работают», и суды будут признавать отсутствие мотивированного отказа свидетельством того, что работы выполнены (услуги оказаны) при отсутствии веских доказательств обратного. Даже просто наличие в договоре срока на предоставление мотивированного отказа от акта при отсутствии дальнейшей расшифровки о признании акта подписанным с большой долей вероятности повлечет аналогичные последствия.

Источник

Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы

893946e38e1ff85cada537dabd281299

Федеральный закон N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает подтверждать факт финансово-хозяйственной операции первичными учетными документами. За их отсутствие или отсутствие подписей обеих сторон сделки налоговая взымает приличные штрафы. Как бороться с невозвратом и могут ли помочь в этом технологии?

Почему контрагент не спешит возвращать документы?

1. Незаинтересованность бизнес-партнера в возврате ПУД. Контрагент в полной мере оказал услуги, деньги на счет поступили – его все устраивает. А отправка или возврат первичных документов – это дополнительные усилия, трудоемкость опять же, всегда найдутся дела поважнее.

2. Экономия на отправке документов. Одно заказное письмо обходится примерно в 60 рублей с НДС. Если сумму умножить на количество контрагентов, как правило, статья расходов становится приличной. Многие небольшие компании предпочитают экономить на почтовых расходах.

3. Плохая организация документооборота. В потоке бумажных документов, которые кочуют от стола к столу, некоторые экземпляры просто теряются или попадают в корзину для бумажного мусора.

4. Уклонение от договорных обязательств. Заказчик (покупатель) может преднамеренно затягивать подписание документов, чтобы не платить за услугу (товар) или, как минимум, отсрочить платеж.

Небольшая фирма обслуживает и ремонтирует офисную технику. Большая часть клиентов – юридические лица, сумма с каждой оказываемой услуги хоть и небольшая, но заказов много, соответственно, и документов тоже. Однако вовремя возвращают подписанные первичные документы чуть более половины заказчиков – примерно 60%.

Случаются ситуации, когда от заказчика приходит представитель или курьер, оставляет технику для ремонта или сразу получает услугу, забирает с собой документы с обещанием подписать их или хотя бы просто передать в бухгалтерию. Но на следующий раз все повторяется. Фирма оказывает услуги, предоставляет документы, а вот принимать их и, соответственно, оплачивать услуги клиенты не торопятся.

Руководство сервисной компании вынуждено время от времени проводить мероприятия по возврату документов: звонки, сообщения и письма, личные встречи, повторная печать документов. И даже при таких усилиях, документы получается вернуть не всегда.

Чем грозит невозврат документов?

В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр ПУД.

В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.

Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Если нет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него сложно.

Как защитить себя от невозврата ПУД?

1. Особые условия в договоре. Порядок возврата документов прописывается в отдельном пункте договора, указывается, кто берет на себя почтовые расходы, какая ответственность ложится на стороны за несвоевременный возврат документов.

2. Четкое определение ответственного. Регламентами компании закрепляется ответственность сотрудника за контроль возврата документов. Таким ответственным может стать менеджер, который заключал договор, бухгалтер, секретарь.

3. Оплата доставки документов. Вместе с документами контрагенту отправляется оплаченный конверт с обратным адресом, ему останется только дойти до почты.

1. Задание-контроль ответственному. Если процесс автоматизирован и в работе используется система электронного документооборота (СЭД), то сама система будет напоминать об отправке документа контрагенту или необходимости проконтролировать возврат. Напоминание оформляется как задача, при необходимости можно настроить автоматическую отправку электронного письма контрагенту с просьбой вернуть подписанные экземпляры.

2. Юридически значимый обмен электронными документами с контрагентами. Используя сервис обмена цифровыми документами, компания сокращает стоимость доставки, может обезопасить себя от потери, а контрагенту подписать документ будет так же легко – всего пара кликов.

8c17f8044e78de59d27dd19b4aed3c1f

Цифровые процессы внутри компании помогают упорядочить документооборот, отражая регламенты и единые принципы работы. Переход на электронный юридически значимый обмен документами с контрагентами исключает проблемы с доставкой и хранением. Найти нужный первичный учетный документ в электронном архиве существенно проще, что особенно актуально при подготовке к налоговой проверке.

Попробуйте цифровые процессы бесплатно – воспользуйтесь специальным предложением от Directum.

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Значение выражений: историческое и народное
Adblock
detector